Mọi người thường nói, "mới luôn tốt hơn." Và chắc chắn trong một số trường hợp, những thay đổi mới đồng nghĩa với sự phát triển. Liên quan đến lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng, thuật ngữ này vẫn còn gây tranh cãi nhưng không thể phủ nhận rằng một hệ thống lỗi thời có thể làm giảm hiệu quả của các chức năng logistics và quan trọng hơn, nó dễ dàng gây ra mối đe dọa cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nói đi cũng phải nói lại, việc đưa ra quyết định thay đổi chẳng hề dễ dàng bởi vứt bỏ cả một hệ thống đang vận hành quả thực là một cách làm quá đỗi rủi ro. Hiểu được sự khó khăn đó, bài viết dưới đây của Abivin sẽ đưa cho bạn những dấu hiệu để nhận biết rằng liệu đã đến lúc hệ thống giao hàng/ logistics đã cần thay đổi hay chưa.
Cùng nhìn qua xem những câu nói dưới đây có quen thuộc không nhé!
1. "Ồ, bây giờ nó khá là rối rắm, nhưng tin tôi đi, nó sẽ có ý nghĩa thôi."
Khó khăn trong việc mô tả kỹ lưỡng hệ thống hậu cần cho nhân viên mới được coi là dấu hiệu đầu tiên. Đây là khi tất cả các giải thích quá mức tiếp tục xảy ra và những gì người quản lý nhận lại là chỉ là gương mặt bối rối từ các nhân viên.
“Bây giờ nó có vẻ khó hiểu, nhưng dần dà em sẽ hiểu được thôi." - câu nói được nhà quản lý sử dụng thường xuyên để trấn an nhân viên mới, nhưng trớ trêu thay, theo thời gian, ngay đến cả những nhân viên cấp cao cũng bắt đầu bối rối khi liên tục phải trả lời các câu hỏi tương tự về việc lấy một phần dữ liệu hoặc cách xác định một hồ sơ vận chuyển cụ thể. Đây là một trong những tình huống phổ biến nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp đang chuyển sang giai đoạn tăng trưởng.
2. "Chúng ta vừa bỏ lỡ KPI, phải không?"
Vừa quen thuộc mà cũng vừa đáng sợ. Đặc biệt trong lĩnh vực mà KPI đóng một vai trò vô cùng quan trọng để đo lường sản xuất, chi phí và tỷ lệ chất lượng của một hệ thống, việc không đạt được mục tiêu đề ra luôn là một cơn ác mộng của mọi nhà quản lý Logistics. Ví dụ như, trong KPI về giao hàng đúng hạn, chỉ cần bản báo cáo cuối tháng thấp hơn 98% thì cả hệ thống sẽ bị buộc phải xem xét lại cách vận hành để tìm ra lỗ hổng và khắc phục. [1].
Quả thực, không đạt được KPI là điều dễ khá hiểu vì ngay cả những đội vận chuyển chuyên nghiệp nhất cũng có thể chậm thời hạn giao hàng. Tuy nhiên, nếu tần suất của việc này trở nên cao hơn thì chắc chắn đây là một dấu hiệu cho thấy môi trường vận chuyển hiện tại thiếu băng thông để phù hợp với khối lượng đơn hàng ngày càng tăng.
3. “Hiện chưa có thông tin chính xác nhưng chúng tôi sẽ thông báo lại với bạn chi tiết sớm nhất có thể”.
"Rất nhiều thứ trên thế giới này là không trọn vẹn, nhưng món quà vô giá mà mọi người có thể sở hữu một cách bình đẳng là 24 giờ mỗi ngày". Và có lẽ, không phải ai cũng sẵn sàng bỏ ra một ngày quý giá của cuộc đời mình chỉ để chờ đợi thông tin về bưu kiện của họ. Vì vậy, phản hồi nhanh chóng và chính xác trở thành một yếu tố để xây dựng uy tín, danh tiếng, độ tin cậy cũng như sự hài lòng của khách hàng.
Nếu quy trình hậu cần hoặc giao hàng hoàn toàn thủ công, tốn hàng giờ để nhân viên có thể thông báo thông tin giao hàng cho khách, thì các công ty có thể hiểu rằng, đã đến lúc phải đổi mới lại hệ thống vận chuyển.
Biết dấu hiệu, nhưng thay đổi như thế nào cho đúng ?
Đối với trường hợp đầu tiên, vấn đề bắt nguồn từ việc thiếu một quy trình làm việc rõ ràng. Do đó, nguồn nhân lực đã bị lãng phí trên nhiều bước của quy trình này, từ đào tạo đến làm việc thực tế. Bởi vậy trước khi có bất kỳ thay đổi lớn nào, các công ty hãy đảm bảo nhóm của họ đang vận hành đúng cách trong đúng thời điểm bằng cách cách xác định lại quy trình vận hành tiêu chuẩn. Với một SOP tốt, đội ngũ nhân viên sẽ có những phương hướng làm việc rõ ràng - với từng bước để hoàn thành công việc.
Trong thời đại công nghệ, robot có thể tiết kiệm một lượng thời gian và công sức đáng kể nhờ loại bỏ sự can thiệp thủ công. Để hiểu rõ hơn, cùng nhìn qua một ví dụ thực tế đến từ LightBulbs.com
Ban đầu, LightBulbs.com sở hữu sáu trạm vận chuyển, tất cả đều có phần mềm vận chuyển độc lập, do nhà từng nhà vận tải cung cấp. Bở việc này, khối lượng công việc rất lớn và cồng kềnh vì các quy trình đều thủ công khi nhân viên phải nhập đơn hàng trong nhiều hệ thống nhà cung cấp, nhập kích thước của mỗi gói, sau đó chọn tốc độ và dịch vụ vận chuyển tốt nhất. Và khi mùa lễ tết đến với khối lượng công việc tăng gấp đôi, vận chuyển trở thành vấn đề nan giải của họ.
Để giải quyết tình huống này, LightBulbs.com đã triển khai Hệ thống quản lý vận tải (TMS) giúp vận chuyển bưu kiện, đạt được khả năng tải tất cả các nhà vận tải trên một nền tảng và tự động hóa việc mua sắm và xử lý lô hàng của hãng. Kết quả là LightBulbs.com đã thành công trong việc tăng số lượng các đơn hàng được hoàn thành.
Bên cạnh giải pháp phần mềm trên được sử dụng bởi LightBulbs.com - TMS (Hệ thống quản lý vận tải), nhiều hệ thống / công nghệ khác có thể được áp dụng cho đáp ứng được tất cả KPI.
Phần mềm dự báo nhu cầu hoặc lập kế hoạch nâng cao (Demand Forecast Software or Advanced Planning and Scheduling): Những phần mềm này có khả năng giúp các nhà quản lý logistics tạo ra các lịch trình tối ưu cân bằng giữa hiệu quả sản xuất và hiệu suất giao hàng. Hơn thế, dựa trên nhu cầu dự đoán hoặc cách ra quyết định dựa trên dữ liệu theo các tình huống phỏng đoán, các công ty có thể có nắm bắt được xu hướng thị trường chính xác hơn và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Hệ thống Quản lý Kho hàng: WMS có thể tránh dự đoán tồn kho không chính xác, thiếu thông tin về vị trí tồn kho, quy trình dư thừa, v.v. Sử dụng WMS, các công ty có thể xác định nơi lưu giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa luồng chảy của kho hàng.
Có khả năng nhận biết được nhanh chóng sự chậm trễ hoặc các ngoại lệ quá cảnh, vv xảy ra trong quá trình giao hàng để từ đó thể điều chỉnh các chính sách cho phù hợp quả thực luôn là một giấc mơ với mọi chuỗi cung ứng/ công ty vận chuyển. Hiện thực hóa những mong muốn đó, một số công nghệ hiện đang được phát triển với mục tiêu giúp đỡ quá trình giao hàng nhanh hơn và chính xác hơn:
Phần mềm tối ưu tuyến đường (Route Optimization Software): thông qua việc giải quyết vấn đề hoạch định tuyến đường và việc lập lịch trình lộ trình phù hợp, ROS tăng cường hiệu quả hoạt động. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể theo dõi sản phẩm ở mọi giai đoạn trong quy trình cho đến khi nó đến tay người tiêu dùng.
Công nghệ Cảm biến telematics: Bằng cách cho phép người dùng thu thập dữ liệu theo thời gian thực từ các phương tiện, bao gồm các chi tiết về vị trí và tình trạng, Cảm biến telematics cung cấp khả năng hiển thị rõ hơn về nơi các phương tiện ở mọi thời điểm để từ đó dễ dàng điều phối cũng như lên lịch giao hàng kịp thời. [3].
Phần mềm xử lý đơn hàng (Order Processing Software): giúp doanh nghiệp xử lý nhiều đơn hàng nhanh chóng và cho phép khách hàng tự kiểm tra thông tin giao hàng, thanh toán. Vì vậy, họ có thể cắt giảm số ngày giao và theo dõi đơn đặt hàng qua các báo cáo và bảng điều khiển chi tiết. [4]
Thật vậy, nói lời chia tay không bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khi đó là người bạn mà công ty đã hợp tác trong một thời gian dài. Dù sao đi nữa, nó đã đưa công ty đến vị trí hiện tại. Các thực tiễn vận chuyển đã phục vụ công ty tốt, nhưng có thể cải thiện để tốt hơn. Vì vậy, nếu bất kỳ dấu hiệu nào trong ba dấu hiệu này quen thuộc, có lẽ đã đến lúc cân nhắc thay đổi thực tiễn giao hàng.
3 Dấu Hiệu Đã Đến Lúc Thay Đổi Hệ Thống Giao Hàng