.png){kind=small}
Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc duy trì chi phí chuỗi cung ứng ở mức thấp. Ví dụ, giao hàng tận nhà thường khá phức tạp và tốn kém vì hai lý do chính. Trước hết, kích cỡ và giá trị đơn hàng thường nhỏ, dẫn đến tỉ lệ chi phí giao vận so với doanh thu cao. Bên cạnh đó, khi khách hàng không có mặt ở nhà, doanh nghiệp phải giao hàng lại, khiến chi phí này thậm chí cao hơn. Để cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu khách hàng để thiết kế dịch vụ cung cấp phù hợp với chi phí hợp lý, hoặc thay đổi cách quản lý và vận hành để tối ưu các hoạt động trong chuỗi cung ứng.
Bài viết sau đây sẽ thảo luận 7 cách giúp doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và tất cả các ngành tiết kiệm chi phí chuỗi cung ứng.
Vì sao cần cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng?
Theo nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới, chi phí logistíc và quản lý chuỗi cung ứng tại Việt Nam đang ở mức 20,9% GDP, cao hơn nhiều so với các nước phát triển như Singapore, Mỹ hay Trung Quốc. Với khoản chi phí cao như vậy, các doanh nghiệp khó có thể tối ưu lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Bên cạnh đó, logistics và chuỗi cung ứng vẫn đang được coi là một ngành truyền thống và chưa được tối ưu với công nghệ. Vì thế, tiềm năng để tối ưu và phát triển từ lĩnh vực này là rất lớn. Đặc biệt, sau thời gian giãn cách kéo dài khiến chuỗi cung ứng bị đứt gãy, các doanh nghiệp cũng dần nhận thức được tầm quan trọng của việc tối ưu quy trình và công nghệ để cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng.
Vậy, doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu và cắt giảm chi phí như thế nào?
7 giải pháp cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp
1. Dịch vụ khách hàng
Trong tiếp thị, nguyên tắc cơ bản là: cung cấp cho khách hàng những gì họ thực sự muốn, không chỉ những gì doanh nghiệp nghĩ họ muốn. Các yêu cầu từ khách hàng nên định hình chiến lược và cấu trúc chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Ví dụ, để xoa dịu những khách hàng gọi đến khiếu nại, một nhà phân phối đã thực hiện giao hàng miễn phí, khiến họ lỗ 500.000 đô la Mỹ doanh thu trong vòng một năm. Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp phân phối trên không khiến khách hàng phàn nàn, họ hoàn toàn có thể cắt giảm khoản chi phí khổng lồ để bù đắp cho lỗi lầm.
Hơn nữa, khi khách hàng nhìn thấy giá trị ở một dịch vụ cụ thể, họ sẽ sẵn lòng trả tiền cho nó, đặc biệt khi nó giúp họ điều hành doanh nghiệp của mình tốt hơn. Hãy đảm bảo rằng toàn bộ doanh nghiệp của bạn hiểu được điều này, từ đó có thể điều chỉnh dịch vụ khách hàng phù hợp với nhu cầu, giúp cải thiện doanh số, nâng cao lợi nhuận và có được nhiều khách hàng trung thành hơn.
2. Chiến lược chuỗi cung ứng
Khi đã hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, bạn hãy xây dựng chiến lược phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp, trong khi vẫn phải đảm bảo dịch vụ khách hàng.
Dưới đây là một số vấn đề bạn có thể gặp nếu chưa sử dụng đúng cách tiếp cận với chiến lược chuỗi cung ứng:
Toàn bộ công ty chưa hiểu rõ về chiến lược chuỗi cung ứng.
Công ty của bạn nghĩ rằng chuỗi cung ứng bị giới hạn ở một hoặc hai bộ phận chức năng (VD: mua hàng và sản xuất) thay vì liên quan đến toàn bộ công ty (bao gồm hậu cần, tiếp thị, bán hàng, nghiên cứu và phát triển,...).
Sự không hài lòng của khách hàng có liên quan đến chi phí và dịch vụ.
Nhiều dự án chuỗi cung ứng được quản lý bởi các bộ phận chức năng riêng lẻ.
Thật vậy, chiến lược chuỗi cung ứng phải có khả năng thích ứng và thay đổi với nhu cầu gia tăng của doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời nó cần đủ linh hoạt để giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định tối ưu về vận hành và chiến thuật. Chiến lược chuỗi cung ứng cũng cần phải rõ ràng và chính xác, giúp bạn tránh lãng phí tiền bạc vào những hoạt động không mang lại nhiều lợi nhuận.
3. Cắt giảm chi phí bằng cách tối ưu quy trình hoạt động
Một quy trình tối ưu và hiệu quả giúp doanh nghiệp cải thiện tình trạng tồn kho, cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng cũng như nâng cao doanh thu và lợi nhuận. Thay vì tập trung áp dụng những công nghệ tiên tiến và đắt tiền, nếu quy trình không được xây dựng đúng cách thì ngay cả phần mềm đắt nhất thế giới cũng không cứu được doanh nghiệp bạn.
S&OP là một quy trình chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong công ty. Đây là một khái niệm đơn giản nhưng không hề dễ thực hiện. Quy trình S&OP của bạn có thể đang gặp vấn đề nếu xuất hiện một số dấu hiệu như: quá nhiều hàng tồn kho quá hạn, lịch trình sản xuất thay đổi liên tục, các đơn vị lưu kho (SKU) gia tăng chóng mặt, dự báo nhu cầu kém chính xác hoặc không có dự báo nào,...
Để thành công với quy trình S&OP, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc lập kế hoạch dài hạn, phân loại sản phẩm theo khối lượng bán hàng, và đặt ra những mốc thời gian cố định cho việc thu mua và sản xuất.
4. Thiết kế mạng lưới chuỗi cung ứng để cắt giảm chi phí
Các nhà cung cấp càng ở xa nhau, càng nhiều kho hàng cần được bổ sung vào mạng lưới chuỗi cung ứng để đảm bảo tính liên tục của dịch vụ. Tuy vậy, mỗi lần chạm giữa điểm cung cấp và khách hàng đều chịu chi phí và tăng rủi ro sai sót, hư hỏng. Việc thiết kế mạng lưới không phù hợp dẫn đến quá tải quy trình xử lý sản phẩm, quá nhiều vị trí kho, và không tận dụng được hết các trung tâm phân phối. Kết quả là chi phí phân phối cao và dịch vụ khách hàng kém.
Bởi vậy, thiết kế mạng lưới chuỗi cung ứng tối ưu giúp đơn giản hoá quy trình xử lý sản phẩm, cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng trong khi vẫn đáp ứng các cam kết về dịch vụ khách hàng.
Bạn có thể tham khảo kế hoạch triển khai sau:
Xác định các yêu cầu về dịch vụ khách hàng: vị trí khách hàng, thời gian khách hàng nhận được hàng, những mong đợi của họ về dịch vụ.
Thiết lập các điểm cung cấp và thời gian khách hàng nhận được hàng.
Phân tích hiệu quả hoạt động của mạng lưới hiện tại: chi phí cơ sở vật chất, chi phí hàng tồn kho, chi phí vận tải, hiệu quả dịch vụ.
Sử dụng các công cụ phân tích phù hợp để thử nghiệm và lượng hoá các phương án nhằm thiết kế mạng lưới với chi phí thấp nhất.
Cân nhắc chuyển đổi sang mạng lưới mới nếu lợi ích đủ lớn.
5. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài
Hơn 85% các doanh nghiệp thuê ngoài để quản lý một hoặc vài hoạt động trong chuỗi cung ứng. Hai hoạt động được thuê ngoài nhiều nhất là lưu kho và vận chuyển. Lý do phổ biến nhất khi các doanh nghiệp thuê ngoài là tiết kiệm chi phí chuỗi cung ứng.
Công ty của bạn nên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ làm việc năng suất và có kỹ năng thực hiện nhiều yêu cầu khác nhau. Một quan hệ đối tác lành mạnh và chủ động sẽ giúp cả hai doanh nghiệp của bạn và nhà cung cấp dịch vụ. Bạn sẽ nhận được dịch vụ tốt với chi phí hợp lý, cũng như đạt được lợi nhuận như kỳ vọng.
Khi thuê ngoài, công ty của bạn nên nêu rõ những yêu cầu về dịch vụ đối với nhà cung cấp, chẳng hạn như tần suất và khối lượng giao hàng, hoặc một số điều kiện đặc biệt như đóng gói, xử lý và kiểm soát nhiệt độ,... Các yêu cầu càng rõ ràng và cụ thể thì doanh nghiệp càng tránh được nhiều vấn đề như chi phí cao hơn mong đợi hay dịch vụ kém.
6. Tận dụng tài sản
Tài sản nào càng được sử dụng nhiều trong vòng 24 giờ thì càng có giá trị và tiềm năng thu về lợi nhuận lớn. Các tài sản không được sử dụng, chẳng hạn như đội xe, cơ sở vật chất, hoặc hàng tồn kho, có nghĩa là chúng hoạt động kém hiệu quả và thu về lợi tức đầu tư thấp. Doanh nghiệp nên thay đổi cách sử dụng tài sản để tận dụng tối đa lợi ích từ chúng cũng như cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng.
Ví dụ, một nhà sản xuất đồ uống rất lớn trải qua mùa cao điểm vào dịp Giáng sinh. Việc cung cấp đủ công suất nhà kho để đáp ứng khối lượng hàng hoá trong giai đoạn cao điểm này sẽ đồng nghĩa với việc ít không gian kho để sử dụng cho các thời điểm khác trong năm. Do đó, công ty này đã thuê thêm kho để chuẩn bị cho Giáng sinh. Như vậy, họ chỉ trả cho nhà kho bổ sung cần cho một hoặc hai tháng, thay vì cho cả năm.
7. Đo lường hiệu suất
Để đo lường hiệu suất trong việc thực hiện mục tiêu cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể tiến hành theo những bước sau:
Bước 1: Đặt ra các mục tiêu cụ thể để cải thiện chuỗi cung ứng
Trước hết, bạn cần xem xét tình trạng hiện tại của chuỗi cung ứng: điểm tốt và điểm chưa tốt trong quy trình vận hành, sử dụng chi phí, mối quan hệ với khách hàng,... Sau đó, bạn hãy thiết lập mục tiêu cụ thể, thực tiễn phù hợp với doanh nghiệp để cải thiện.
Bước 2: Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI)
Việc thiết lập các KPI phù hợp giúp bạn đo lường chính xác hiệu suất của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng. KPI giữa các tổ chức khác nhau sẽ khác nhau, tuỳ thuộc vào văn hoá và mục tiêu của mỗi doanh nghiệp. Một KPI tốt cần được toàn bộ công ty hiểu và thực hiện, cũng như hướng đến thúc đẩy và cải thiện hiệu suất thực hiện mục tiêu chung.
Bước 3: Thực hiện và đánh giá
Đã đến lúc doanh nghiệp của bạn bắt đầu hành động và đừng quên đo lường theo những KPI đã đề ra. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp hãy liên tục đánh giá hiệu quả hoạt động để đưa ra những thay đổi phù hợp với mục tiêu cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng.
Lời kết
Cho dù bạn chọn cách nào trong bảy cách trên thì hãy luôn nhớ các nguyên tắc cơ bản nhất của quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả: hiểu nhu cầu của khách hàng, xác định mục tiêu và chiến lược phù hợp với công ty, thực hiện chiến lược đó và đo lường kết quả để có thể liên tục cải tiến toàn bộ quy trình. Hy vọng với bài viết trên, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí chuỗi cung ứng một cách hiệu quả.
Tài liệu tham khảo
Bài viết trên được dịch và tham khảo từ bài viết “7 WAYS EVERYONE CAN CUT SUPPLY CHAIN COSTS” của Rob O'Byrne tại link: https://www.supplychainquarterly.com/articles/513-7-ways-everyone-can-cut-supply-chain-costs