Kinh doanh trong môi trường nhịp độ nhanh đòi hỏi các công ty phải hành động nhanh chóng và thay đổi nhanh để cạnh tranh và đối phó với sự thay đổi của ngành. Để thích ứng với sự phát triển và mở rộng nhanh chóng này, Quản lý đội xe đã xuất hiện với sự tích hợp của phần mềm để giúp quản lý và cải thiện hiệu quả của các hoạt động, đặc biệt là với bất kỳ tổ chức nào sử dụng phương tiện dưới dạng đội xe.
1. Quản lý Đội xe trong Thế giới Hiện đại
Với nhu cầu hàng ngày ngày càng tăng và các thách thức khác như thắt chặt khả năng, thay đổi giá nhiên liệu hoặc quy định, Quản lý Đội xe đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và đảm bảo hiệu suất của đội xe để giữ cho nó hoạt động trơn tru và có lợi nhuận.
Trong bài viết này, Abivin sẽ thảo luận về hệ thống Quản lý Đội xe và lợi ích của nó trong thế giới hiện đại.
2. Quản lý Đội xe là gì?
Quản lý đội xe bao gồm một loạt các hoạt động dẫn trực tiếp đến hiệu quả của đội xe, từ công việc hàng ngày đến kế hoạch dài hạn. Người Quản lý Đội xe sẽ giám sát chi phí, rủi ro và hiệu quả của doanh nghiệp liên quan đến dịch vụ vận tải, và Hệ thống Quản lý Đội xe sẽ là một phần của quá trình này giúp Người Quản lý Đội xe thực hiện hiệu quả hơn.
Mỗi đội xe vận tải sẽ có một Người Quản lý Đội xe phụ trách toàn bộ hoạt động của đội xe, bao gồm bảo trì, quản lý nhiên liệu, quản lý tài xế và lập kế hoạch tuyến đường hoặc bất kỳ triển khai nào có thể giúp mang lại hiệu quả cho đội xe. Truyền thống, mọi thông tin được báo cáo cho Người Quản lý Đội xe thông qua báo cáo và giấy tờ từ mỗi phòng ban.
Tuy nhiên, lỗi con người hoặc gián đoạn không lường trước vẫn là một vấn đề lớn đối với Người Quản lý Đội xe. Một trong những gián đoạn như vậy là đại dịch COVID-19. Đại dịch đã tăng cường các thách thức và khiến nhiều công ty phải phụ thuộc nhiều hơn vào Hệ thống Quản lý Đội xe. Thống kê cho thấy, 57% các công ty tin rằng Hệ thống Quản lý Đội xe sẽ trở thành một thực hành tiêu chuẩn trong tương lai.
Do đó, Hệ thống Quản lý Đội xe sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho Người Quản lý Đội xe để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác có thể giúp tối ưu hóa hiệu suất của đội xe. Hơn nữa, với nhiều thời gian tiết kiệm được từ việc thực hiện những nhiệm vụ đó, Người Quản lý Đội xe có thể đưa ra các giải pháp sáng tạo cho Hệ thống Quản lý Đội xe và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác. Sự phát triển của công nghệ và Phần mềm như một Dịch vụ (SaaS) cho phép Người Quản lý Đội xe mở rộng ra bất kỳ phần mềm của bên thứ ba nào có sẵn trên thị trường.
3. Thách thức của Quản lý Đội xe
Khi có nhu cầu mới trong thế giới kinh doanh, sẽ có các giải pháp để đáp ứng nhu cầu đó. Trong thế giới hiện đại đầy những phát triển và ý tưởng mới mỗi ngày, các yêu cầu được tạo ra hàng ngày như một phần của sự mở rộng kinh doanh.
Do đó, những sự kiện này dẫn đến nhu cầu của các doanh nghiệp quản lý đội xe vận tải của họ một cách hiệu quả. Trong một môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp sẽ muốn có lợi thế trong cuộc đua để giành vị trí dẫn đầu trên thị trường, nghĩa là họ sẽ phải đối phó với sự phát triển nhanh chóng của thế giới hiện đại.
Chỉ cần tưởng tượng là một Người Quản lý Đội xe của một doanh nghiệp lớn, có rất nhiều khía cạnh mà anh ta hoặc cô ta phải quản lý liên quan đến một đội xe lớn với hàng ngàn xe và tài xế trên toàn cầu. Sự mở rộng của đội xe vận tải đã dẫn đến các thách thức đáng chú ý đối với người quản lý để giữ cho nó hoạt động hiệu quả. Dưới đây là những thách thức rõ ràng nhất trên thị trường.
Chi phí vận hành đội xe tăng cao
Trong những năm gần đây, một thách thức lớn đối với Quản lý Đội xe là chi phí vận hành tăng lên do giá nhiên liệu tăng và chi phí bảo trì. Nghiên cứu này đã chỉ ra rằng chi phí bảo dưỡng phòng ngừa đóng góp trực tiếp vào việc tăng chi phí vận hành. Cụ thể, các thành phần chính trong chi phí vận hành và bảo trì là tiêu thụ nhiên liệu, lốp xe, bảo dưỡng, pin và số km đi được, sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của các phương tiện và cần được chú ý đặc biệt để tránh phải trả giá cao về lâu dài. Hơn nữa, nhiều người tin rằng chi phí nhiên liệu và bảo trì đóng góp nhiều nhất vào chi phí vận hành. Người Quản lý Đội xe có thể xác định những chi phí này là "không thể kiểm soát" để dành nhiều nỗ lực hơn vào quản lý và lập kế hoạch để giảm thiểu rủi ro tăng chi phí vận hành.
Tích hợp dữ liệu
Tích hợp dữ liệu là một thách thức khác đối với các doanh nghiệp lớn sử dụng nhiều hệ thống thông tin riêng biệt, điều này có thể là một trở ngại cho quá trình tích hợp. Về mặt kỹ thuật, bất kỳ hệ thống nào không mở để tích hợp từ phần mềm của bên thứ ba sẽ tạo ra một khoảng trống trong luồng thông tin, và sự không tương thích của các hệ thống này sẽ dẫn đến lỗi hoặc không hiệu quả trong quá trình tích hợp. Cụ thể, điều này sẽ dẫn đến việc nhập dữ liệu thủ công từ nguồn nhân lực, ảnh hưởng đến năng suất của hệ thống.
Quá tải thông tin
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động ở quy mô lớn, đội xe của họ sẽ tạo ra nhiều dữ liệu, dẫn đến quá tải thông tin cho Người Quản lý Đội xe để phân tích. Chỉ cần tưởng tượng một đội xe lớn với khoảng 1000 xe, mỗi chiếc sẽ có thông tin được cập nhật lên hệ thống mỗi phút, tạo ra 60 thông báo mỗi giờ và 1440 mỗi ngày, do đó sẽ là 1,4 triệu mẩu dữ liệu được gửi đến Người Quản lý Đội xe để xem xét mỗi ngày. Kích thước của dữ liệu cần được phân tích là rất lớn và đáng chú ý, vì vậy Hệ thống Quản lý Đội xe sẽ giúp ích và tạo ra sự khác biệt trong hoạt động của doanh nghiệp.
Chỉ định thông tin
Là một Người Quản lý Đội xe của một doanh nghiệp lớn, phần khó khăn nhất là tìm thông tin cụ thể từ dữ liệu khổng lồ của số lượng lớn tài sản và xe cộ. Khi Người Quản lý Đội xe tìm kiếm dữ liệu từ các nguồn hệ thống khác nhau, anh ta hoặc cô ta sẽ mất nhiều thời gian để tìm một mẩu thông tin cụ thể trong kho dữ liệu khổng lồ. Do đó, điều này sẽ dẫn đến sự tiêu tốn thời gian và sự thất vọng cho người quản lý.
Tối ưu hóa phương tiện
Sự mở rộng kinh doanh sẽ luôn đi kèm với nhiều tài sản và xe cộ hơn, điều này đòi hỏi sự quản lý nhiều hơn từ Người Quản lý Đội xe. Cụ thể, nhiều đầu tư hơn đồng nghĩa với việc nhiều dữ liệu cần được phân tích, và người quản lý cần nhiều kế hoạch hơn về các nguồn lực có sẵn của công ty. Do đó, sẽ có sự mất cân bằng trong việc sử dụng các tài sản này. Các tài sản có thể không được sử dụng hết tiềm năng của chúng, dẫn đến tổn thất lớn trong đầu tư với khả năng dư thừa trong đội xe của họ.
4. Tại sao Hệ thống Quản lý Đội xe là cần thiết?
Hãy tưởng tượng là một Người Quản lý Đội xe trong một doanh nghiệp lớn với hàng ngàn xe cộ và phòng ban. Có rất nhiều tài liệu cần xem xét và quyết định phải thực hiện, điều này sẽ là một thách thức để xử lý thông qua báo cáo và sử dụng nguồn nhân lực. Sử dụng Hệ thống Quản lý Đội xe sẽ giúp giải quyết tất cả các nhiệm vụ theo dõi và lập tuyến đường cho đội xe vận tải. Thông qua tích hợp và tùy chỉnh, hệ thống có thể tối ưu hóa hoạt động và cắt giảm các bước cần thiết để theo dõi xe cộ hoặc thậm chí sử dụng thuật toán để dự đoán bảo dưỡng phương tiện, giúp dễ dàng và thân thiện hơn với người dùng.
Hệ thống Quản lý Đội xe sử dụng các thuật toán phân tích và GPS để lưu trữ và quản lý đội vận tải trong thời gian thực. Một Hệ thống Quản lý Đội xe tiêu chuẩn sẽ có các tính năng chính như quản lý thời gian thực với vị trí GPS được cập nhật và báo cáo chi tiết lên hệ thống hoặc Tối ưu hóa Tuyến đường, giúp tìm ra tuyến đường tốt nhất cho các tình huống. Hơn nữa, bằng cách kết nối với thiết bị viễn thông, hệ thống này có thể giúp quản lý và tối ưu hóa việc tiêu thụ nhiên liệu của tài xế và đảm bảo an toàn.
Việc lưu trữ thông tin của hệ thống sẽ giúp người quản lý phân tích và lập kế hoạch dài hạn, từ phân tích dữ liệu hàng ngày đến thực hiện báo cáo dự báo cho tương lai. Sử dụng Hệ thống Quản lý Đội xe, các tính năng trên sẽ giúp tối ưu hóa Quản lý Đội xe và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
5. Lợi ích của Hệ thống Quản lý Đội xe
Quản lý theo thời gian thực
Sử dụng Hệ thống Quản lý Đội xe, Người Quản lý Đội xe sẽ quản lý đội xe của họ trong thời gian thực với vị trí GPS được cập nhật. Hơn nữa, hệ thống sẽ cung cấp thông tin chi tiết về vị trí của xe, trạng thái nhiệm vụ, ETA (Thời gian Dự kiến Đến), thời gian giao hàng và bất kỳ thông tin nào liên quan đến các lô hàng. Cụ thể, theo dõi xe sử dụng mã vạch hoặc thẻ thông minh để lấy dữ liệu từ các xe, theo dõi hành trình và đảm bảo tình trạng của hàng hóa ở mỗi giai đoạn. Những điều này sẽ giúp người quản lý lập kế hoạch và làm cho công việc của họ hiệu quả hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng và tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
Phân tích Dữ liệu
Đối với một Người Quản lý Đội xe giám sát một đội xe lớn với hàng ngàn xe cộ, anh ta hoặc cô ta sẽ có nhiều dữ liệu từ các nguồn khác nhau để thu thập và phân tích, điều này rất tốn thời gian. Với sự giúp đỡ của Hệ thống Quản lý Đội xe, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể về đội xe từ tài xế đến xe cộ với tất cả các yếu tố cần thiết (chi phí nhiên liệu, bảo trì và tuân thủ) trên một bảng điều khiển. Nhờ sự phát triển của các công nghệ IoT, Hệ thống Quản lý Đội xe cung cấp một giao diện dễ sử dụng với các báo cáo tự động được tạo hàng ngày. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra các quyết định thông minh và hiệu quả cho hoạt động của đội xe.
Giảm Chi phí
Hệ thống Quản lý Đội xe có thể giúp giảm chi phí vận hành bằng cách tiết kiệm chi phí ở các khu vực khác nhau. Hệ thống có thể phân tích báo cáo chẩn đoán của xe và thiết lập nhắc nhở bảo trì thông qua tính năng dự đoán, tiết kiệm chi phí sửa chữa và ngăn chặn các vấn đề nghiêm trọng và tốn kém có thể xảy ra.
Chi phí nhiên liệu là một khu vực khác có thể được tối ưu hóa bằng cách sử dụng Hệ thống Quản lý Đội xe. Cụ thể, hệ thống sẽ theo dõi hành vi của tài xế để phân tích và nhắc nhở họ về các hành vi phù hợp để tiết kiệm nhiên liệu và hoạt động hiệu quả hơn. Theo nghiên cứu này, bảo trì và sửa chữa có thể đóng góp trực tiếp vào sự cạnh tranh của đội xe vận tải vì thay đổi dầu đúng cách có thể tăng tuổi thọ của xe. Hơn nữa, nghiên cứu đã chỉ ra rằng thay dầu có liên quan đến số dặm gas, giúp giảm chi phí nhiên liệu nói chung.
Tối ưu hóa Tuyến đường
Tối ưu hóa Tuyến đường là một tính năng có thể giúp tạo ra một kế hoạch tuyến đường hiệu quả để cải thiện hiệu suất của đội xe vận tải. Cụ thể, mỗi xe sẽ được lấp đầy đến dung lượng tối đa và cung cấp Thời gian Dự kiến Đến (ETA) cho từng điểm giao hàng.
Tính năng này sẽ giúp đảm bảo rằng các tài xế được phân bổ hiệu quả mà không quay lại cùng một tuyến đường và mỗi tài xế được phân bổ các khoảng thời gian đến để sử dụng mọi xe tối đa. Ngoài ra, hệ thống cho phép người điều phối và tài xế điều chỉnh kế hoạch thủ công để hệ thống có thể linh hoạt xử lý bất kỳ trường hợp bất ngờ nào như gọi ốm, kẹt xe hoặc đơn hàng mới. Từ chức năng tối ưu hóa tuyến đường, các báo cáo và dấu mốc có thể được ghi lại trong suốt quá trình giao hàng, cung cấp cho người quản lý phân tích chi tiết để cải thiện hiệu suất của đội xe.
An toàn và Đào tạo Lái xe
Hoạt động an toàn cho các tài xế có thể giảm tai nạn, giảm chi phí bảo hiểm và giảm chi phí vận hành. Điều này xuất phát từ việc Hệ thống Quản lý Đội xe theo dõi và lấy dữ liệu từ mỗi tài xế về báo cáo chuyến đi của họ trực tiếp cho người điều phối hoặc người quản lý. Người quản lý có thể sau đó có giải pháp phù hợp như thưởng cho thực hành an toàn hoặc quyết định liệu có cần thêm đào tạo từ những dữ liệu này.
Một khía cạnh khác của Hệ thống Quản lý Đội xe khiến nó đáng đầu tư là tính năng cảnh báo áp dụng cho mọi sự kiện xảy ra trong chuyến đi. Cụ thể, bất kỳ hoạt động đột ngột nào liên quan đến tốc độ, quay xe mạnh, phanh gấp hoặc tăng tốc có thể được báo cáo ngay lập tức cho người điều phối để giữ an toàn cho tài xế. Hệ thống có thể kết nối với viễn thông được sử dụng trên xe để theo dõi chuyển động của nó, đặc biệt là với các chỉ số như phanh gấp, tốc độ hoặc dây an toàn để nhắc nhở tài xế về bất kỳ hoàn cảnh nguy hiểm nào có thể xảy ra để ngăn chặn các sự cố trên đường. Báo cáo này đã chỉ ra rằng Hệ thống Quản lý Đội xe có thể giảm chi phí tai nạn hơn 21%.
Kết luận
Quản lý Đội xe đã trở thành một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào để đảm bảo hiệu quả trong quản lý đội xe vận tải của bất kỳ quy mô nào. Với sự phát triển nhanh chóng của ngành, các thách thức có thể dự đoán liên quan đến thông tin và tăng chi phí xuất phát từ quản lý không hiệu quả. Do đó, Hệ thống Quản lý Đội xe đã trở thành một lựa chọn phổ biến cho bất kỳ Người Quản lý Đội xe nào để giải quyết các thách thức của doanh nghiệp. Nhờ vào nó, Người Quản lý Đội xe có thể tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác, từ việc theo dõi xe cộ đến xử lý lượng dữ liệu lớn như tiêu thụ nhiên liệu hoặc lịch trình bảo dưỡng, và giữ cho thiết bị hoạt động lâu hơn. Ngoài ra, an toàn và hành vi của tài xế có thể được kiểm soát thông qua hệ thống này, đóng góp trực tiếp vào hỗ trợ giảm chi phí. Qua thời gian, Hệ thống Quản lý Đội xe đã chứng minh được hiệu quả của nó và được sử dụng rộng rãi bởi nhiều công ty từ các ngành công nghiệp khác nhau để quản lý hoạt động của họ tốt hơn.
Quản Lý Đội Xe Là Gì?