Ngành thực phẩm và đồ uống (F&B) đối mặt với nhiều thách thức độc đáo, từ thời gian dẫn đầu dài cho nguyên liệu thô và giá cả dao động, đến yêu cầu an toàn và chất lượng khắt khe, cùng với sự thay đổi nhanh chóng trong hành vi của người tiêu dùng.
Để thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp F&B phải xây dựng nền tảng vững chắc cho chuỗi cung ứng của họ. Bên cạnh việc được quản lý bởi những người có kiến thức và kinh nghiệm, chuỗi cung ứng cần được điều hành bởi các hệ thống linh hoạt và thống nhất.
Hôm nay, Abivin sẽ chia sẻ sáu yếu tố thành công trong quản lý chuỗi cung ứng F&B.
1. Dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ để xác định nhu cầu tiêu dùng trong tương lai, nhằm hỗ trợ nhiều hoạt động kinh doanh quan trọng như lập ngân sách, lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch nguyên liệu, v.v.
Trước tiên, dự báo chính xác cung cấp thông tin thiết yếu về mức tồn kho nguyên liệu, công việc đang tiến hành và sản lượng mong muốn. Điều này giúp các doanh nghiệp giảm hiệu ứng Bullwhip trên toàn bộ chuỗi cung ứng, dẫn đến tối ưu hóa sản xuất và mức tồn kho, giảm tình trạng hết hàng hoặc thừa hàng.
Besides, demand forecasting also helps businesses improve the quality of customer service. Optimized inventory levels and improved distribution planning help businesses increase vehicle fill rates and on-time deliveries [3].
Doanh nghiệp nên thu thập dữ liệu lịch sử về nhu cầu sản phẩm, đơn đặt hàng, thời gian giao hàng, tồn kho, doanh số bán hàng theo tháng, theo quý, v.v. Dựa trên những dữ liệu đó, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp dự báo nhu cầu phù hợp như phán đoán, thử nghiệm thị trường, mối quan hệ nguyên nhân - kết quả, và dòng thời gian. Ví dụ, phương pháp thử nghiệm thị trường hiệu quả nhất khi doanh nghiệp sắp ra mắt sản phẩm mới, trong khi phương pháp nguyên nhân - kết quả tập trung vào việc xác định lý do người tiêu dùng mua sản phẩm.
2. Quản lý tồn kho
Hàng tồn kho là danh sách các nguyên liệu và sản phẩm được giữ trong kho. Giá trị của hàng tồn kho có thể chiếm từ một phần ba đến một nửa tổng tài sản của doanh nghiệp. Do đó, quản lý tồn kho hiệu quả giúp công ty luôn dự trữ đúng số lượng hàng hóa, không lưu trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đọng vốn hoặc quá ít gây gián đoạn quá trình sản xuất. Kết quả là, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, tìm kiếm phần mềm quản lý tồn kho phù hợp không dễ dàng. Dưới đây là ba đặc điểm mà các doanh nghiệp nên lưu ý:
Phần mềm quản lý tồn kho có thể quản lý khách hàng, nhà cung cấp, kho hàng và hàng tồn kho trong các kênh bán hàng khác nhau.
Phần mềm quản lý tồn kho cung cấp khả năng theo dõi và truy vết toàn diện: từ khi nhận đơn hàng đến lúc hàng hóa được giao.
Phần mềm quản lý tồn kho có thể xử lý quy trình làm việc thời gian thực và báo cáo thời gian thực, các chỉ số về năng suất, tình trạng tồn kho.
Lập kế hoạch bổ sung theo thời gian
Kế hoạch bổ sung dự đoán nhu cầu, cung ứng và mức tồn kho trong một khoảng thời gian cụ thể để xác định lượng nguyên liệu cần mua và lượng sản phẩm cần sản xuất. Ví dụ, nếu nhà cung cấp luôn giao nguyên liệu vào một ngày cụ thể trong tuần, việc lập kế hoạch cho nguyên liệu này nên tuân theo cùng chu kỳ với ngày nó đến.
Đặc biệt, Lập kế hoạch Yêu cầu Nguyên liệu (MRP) là một phần mềm quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp tính toán số lượng nguyên liệu cần thiết trước khi sản xuất hoặc mua sắm.
Đầu tiên, MRP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất bổ sung để cung cấp hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Thứ hai, khi thiết lập MRP, nhà quản lý sẽ kiểm soát đơn đặt hàng nguyên liệu đầu vào, tránh tình trạng nhập quá nhiều khi vào kho hoặc tồn kho quá lâu không sử dụng được.
Quy trình MRP gồm ba bước chính:
- Quản lý số lượng nguyên liệu sẵn có
- Xác định số lượng nguyên liệu bổ sung
- Lên lịch sản xuất hoặc mua sắm
4. Lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu
Trong một số doanh nghiệp F&B, các nhà máy sản xuất hoạt động độc lập với phần còn lại của chuỗi cung ứng. Các nhà máy F&B thường sử dụng nhiều vốn để tối đa hóa sản lượng. Tuy nhiên, việc tập trung quá mức vào hiệu quả sản xuất có thể dẫn đến cung vượt quá cầu và không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Do đó, sản xuất theo yêu cầu là một giải pháp hợp lý cho doanh nghiệp. Đây là kế hoạch sản xuất dựa trên đơn đặt hàng thực tế, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả tài nguyên, chi phí và thời gian để tạo ra giá trị thực. Kế hoạch sản xuất, quy trình sản xuất và phối hợp dòng chảy nguyên liệu được đồng bộ giữa các nhà sản xuất, nhà vận chuyển, nhà phân phối, v.v. Doanh nghiệp cũng có thể kết nối với khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.
5. Quản lý dữ liệu chính của chuỗi cung ứng
Nhờ sự phát triển nhanh chóng và độ phức tạp ngày càng tăng của ngành F&B, các hệ thống hiện có của doanh nghiệp không thể cung cấp đủ dữ liệu rộng và sâu cho việc lập kế hoạch và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Lúc này, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống Quản lý Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) để quản lý dữ liệu chính của mình.
ERP system is a multi-functional, multi-department management software solution that helps businesses collect, store, manage and analyze data from their business activities, including planning products, costs, production or service provision, marketing and sales, delivery, and payment [6].
Dữ liệu từ tất cả các phần của doanh nghiệp sẽ được quản lý và kết nối trong một hệ thống thống nhất; do đó, doanh nghiệp có thể truy xuất chúng đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời. Hơn nữa, bằng cách sử dụng một hệ thống tất cả trong một, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề, giảm thời gian ra quyết định, cải thiện các dịch vụ hiện có và tăng sự hài lòng của khách hàng. Một số ví dụ về hệ thống ERP là Microsoft Dynamics, Oracle e-Business Suite, SAGE, SAP Business One, v.v.
6. Lập kế hoạch bán hàng và hoạt động (S&OP)
If production planning helps F&B businesses balance supply and demand quickly, sales and operations planning focuses more on the long term. The S&OP process integrates information from sales, production, finance, marketing, shipping, and procurement, helping managers analyze and make quick decisions. In some cases, S&OP also allows them to compare and evaluate multiple situations, prepare contingency plans to avoid risk, and stay ahead of the competition if the market changes [1].
Quy trình S&OP gồm 5 bước chính:
1. Lựa chọn chiến lược sản phẩm: Các nhà quản lý phân tích và đánh giá tính khả thi của việc ra mắt sản phẩm mới và xem xét liệu có nên giảm hoặc ngừng bán bất kỳ sản phẩm nào.
2. Phân tích nhu cầu: Ở bước này, các nhà quản lý dự đoán chính xác hơn nhu cầu về sản phẩm, như số lượng đơn đặt hàng, số lượng giao hàng, v.v., để lập kế hoạch bán hàng và hoạt động chất lượng, đồng thời, những dự đoán này cũng là cơ sở cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch để đưa ra giải pháp hợp lý.
3. Đánh giá năng lực cung ứng: Để đáp ứng nhu cầu ở bước 2, doanh nghiệp cần xem xét khả năng sản xuất và quản lý tồn kho của mình: liệu nguồn cung hàng hóa có đủ và kịp thời đáp ứng nhu cầu tăng thêm nếu thị trường thay đổi hay không.
4. Tính toán tài chính: Tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì quy trình S&OP suôn sẻ. Dự đoán và phân tích các con số tài chính cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tính toán chi phí hợp lý cho các kế hoạch của mình.
5. Action plan: Finally, the business needs to develop an action plan. In addition to the list of specific tasks that need to be implemented, the plan also needs to consider different supply and demand scenarios and a response plan to risks if the product is of poor quality, the demand increases/decreases than expected, etc.
Tài liệu tham khảo
[1] https://www.logility.com/blog/six-must-have-supply-chain-capabilities-for-success-in-the-food-and-beverage-industry/
[2] https://www.wikihow.vn/D%E1%BB%B1-b%C3%A1o-nhu-c%E1%BA%A7u-th%E1%BB%8B-tr%C6%B0%E1%BB%9Dng
[3] https://blog.arkieva.com/demand-forecasting-for-supply-chain-management/#:~:text=Demand%20forecasting%20forms%20an%20essential,all%20supply%20chain%20related%20decisions.&text=Demand%20Forecasting%20provides%20an%20estimate,purchase%20in%20the%20foreseeable%20future.
[4] https://antonierp.wordpress.com/2018/07/27/mrp-la-gi/
[5] https://searcherp.techtarget.com/definition/material-requirements-planning-MRP#:~:text=Material%20requirements%20planning%20(MRP)%20is,scheduling%20their%20production%20or%20purchase.
[6] https://gsotgroup.vn/he-thong-erp-la-gi-va-no-hoat-dong-nhu-the-nao.html
[7] https://www.cask.vn/tin-chi-tiet/quy-trinh-5-buoc-de-doanh-nghiep-thuc-hien-thanh-cong-s-op
6 Yếu Tố Thành Công Trong Quản Lý Chuỗi Cung Ứng F&B