Bất kỳ nhà quản lý kho hàng nào cũng phải nắm rõ các dòng sản phẩm khác nhau và tốc độ bán của chúng. Các sản phẩm phổ biến nên luôn có sẵn trong kho nhưng không quá tải, trong khi các sản phẩm không phổ biến nên được giữ ở số lượng tối thiểu nhưng vẫn phải có sẵn nếu có đơn hàng được đặt. Việc xác định và duy trì sự cân bằng tinh tế này trong quản lý tồn kho là một công việc gây đau đầu cho các nhà quản lý kho hàng. Với 5 phương pháp dưới đây, được lựa chọn và nghiên cứu kỹ lưỡng, chúng tôi hy vọng sẽ giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả hơn trong năm 2017.
1. Tổ chức là Vua
Tổ chức có thể bắt đầu từ những điều đơn giản như lưu trữ các sản phẩm cùng dòng trong cùng một lối đi. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho mọi nhân viên kho hàng và đảm bảo rằng có thể nhanh chóng tìm thấy đúng mặt hàng khi cần thiết. Có một số phương pháp tổ chức có thể áp dụng cho mọi kho hàng để giúp cải thiện hiệu quả.
ABC analysis là một phương pháp phân loại hàng tồn kho theo thứ tự quan trọng, trong đó các mặt hàng loại A là ưu tiên cao nhất trong khi các mặt hàng loại C có giá trị ít nhất. Phân đoạn này dựa trên các mức độ đóng góp lợi nhuận khác nhau từ các dòng sản phẩm khác nhau và cho phép các nhà quản lý tập trung nhiều hơn vào những sản phẩm có lợi nhuận cao nhất. Các mặt hàng loại A cần có sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ nhất với việc tái cung cấp thường xuyên hơn. Vì đây là những mặt hàng bán chạy nhất, nên điều quan trọng là luôn có đủ hàng trong kho. Ngược lại, đôi khi các mặt hàng loại C chỉ được tái cung cấp khi có đơn đặt hàng mới. Ở giữa hai thái cực này, các sản phẩm thuộc loại B có tiềm năng được chuyển lên loại A hoặc loại C, do đó mức doanh thu của chúng cần được theo dõi cẩn thận.
Để phương pháp này hoạt động, điều quan trọng là nhà quản lý kho hàng có thể tính toán tác động của việc hết hàng của một sản phẩm cụ thể. Nếu việc hết hàng của một mặt hàng được dự đoán sẽ có tác động tiêu cực đáng kể đến thu nhập của công ty, nó nên được phân loại là loại A và mức tồn kho của nó nên được giữ đủ. Tuy nhiên, phương pháp phân loại này không chỉ nên phụ thuộc vào tổng thu nhập do một sản phẩm nhất định tạo ra, mà còn nên tính đến chi phí của hàng tồn kho của sản phẩm đó. Biên độ kết quả là chỉ số mà các nhà quản lý nên sử dụng cho phân tích ABC này. Phương pháp này sẽ giúp bạn tổ chức kho hàng hiệu quả với nhiều dòng sản phẩm khác nhau.
2. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng đúng
Một phần mềm quản lý kho hàng (WMS) sẽ giúp bạn kiểm soát hàng tồn kho, nhân công, bảo trì thiết bị, vận chuyển và nhiều thứ khác. Các đơn vị lưu trữ kho cá nhân (SKUs) sẽ được giám sát chi tiết (như mã vạch, kích thước...) và được theo dõi. Điều cũng rất quan trọng là nhà quản lý kho hàng phải nắm rõ lịch trình của hàng tồn kho đến và đi cũng như lịch làm việc của nhân viên. Việc chọn đúng phần mềm quản lý kho hàng là một nhiệm vụ thiết yếu trong việc thiết lập kho hàng. Đối với các tập đoàn lớn với số lượng lớn sản phẩm, theo dõi hàng tồn kho bằng công nghệ là một công cụ không thể thiếu cho các kho hàng của họ.
3. Dự báo nhu cầu hàng tồn kho
Để áp dụng phân tích ABC một cách hiệu quả, người quản lý kho cần có dự báo chính xác về nhu cầu hàng tồn kho. Chỉ khi đó bạn mới có thể phân loại các mặt hàng một cách chính xác. Dự báo nhu cầu phức tạp hơn một chút so với dự báo doanh số vì nó đòi hỏi phải điều chỉnh lịch sử bán hàng để tính đến các yếu tố bất thường như sự kiện khuyến mãi. "Việc lập kế hoạch bổ sung hàng tồn kho đòi hỏi phải làm sạch dữ liệu bán hàng từ các sự kiện sẽ không lặp lại. Tương tự, nó cũng đòi hỏi khả năng mua hàng tồn kho cho các sự kiện mới trong tương lai" [3]. Dự báo nhu cầu chính xác sẽ cho phép người quản lý kho nắm bắt được biến động hàng tồn kho. Trong một kho hàng, mỗi mét vuông đều là tiền. "Mức tồn kho nên được duy trì ở mức tối ưu, lý tưởng là 1,5 lần mức sử dụng trung bình để tránh khóa vốn lưu động" [4]. Tin tốt là nhiều hệ thống phần mềm Dự báo Hàng tồn kho có thể thực hiện các tính toán cho bạn. Tuy nhiên, bạn nên cực kỳ cẩn thận và rõ ràng về cách mỗi công cụ tính toán định nghĩa chi tiết đầu vào dữ liệu và công thức. Các con số đầu ra chính xác chỉ có thể được tạo ra từ dữ liệu đầu vào chính xác của bạn.
4. Tự động hóa các quy trình của bạn
Với công nghệ ngày nay, chúng ta có thể tự động hóa nhiều công việc vật lý để tiết kiệm chi phí lao động và tăng hiệu quả. Trong nhiều nhà máy, các cánh tay robot đã thay thế công nhân để lắp ráp các sản phẩm phức tạp. Tương tự, trong nhiều kho hàng hiện đại, chúng ta đã thấy các gói hàng được tự động dỡ hàng, nhặt lên và đặt trên kệ bởi máy móc. Băng chuyền có thể di chuyển các vật phẩm, cũng như tháp nhặt đa cấp có thể tải các vật phẩm nhanh hơn nhiều so với nhân viên con người có thể làm. Về lâu dài, tự động hóa các công việc vật lý sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều tiền.
5. Giữ an toàn cho kho hàng của bạn
Sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc luôn quan trọng, và sự thật này sẽ không thay đổi trong năm 2017. Trước thời đại công nghệ và máy móc, một tai nạn kho hàng có thể chỉ liên quan đến việc các gói hàng rơi từ kệ xuống. Tuy nhiên, ngày nay, với rất nhiều máy móc phức tạp mới tham gia cùng công nhân trong kho hàng, an toàn đã đạt đến một cấp độ hoàn toàn mới. Ngoài các robot nhỏ lăn trên sàn kho, còn có các máy lớn như xe nâng di chuyển trong không gian chật hẹp. Không khó để tưởng tượng những tai nạn mà những thứ này có thể gây ra. Trước tiên, đối với các nhân viên được giao nhiệm vụ xử lý một máy móc cụ thể, điều quan trọng tuyệt đối là những nhân viên này được đào tạo bài bản không chỉ trong việc vận hành máy móc mà còn trong việc phản ứng với các sự cố tiềm ẩn. Đối với những công nhân chỉ tương tác gián tiếp với các máy móc và robot này, cũng cần có sự đào tạo sâu rộng và các biện pháp an toàn. Tai nạn kho hàng sẽ tốn kém nhiều tiền bạc và lao động có kỹ năng cho các công ty.
Một kho hàng hiện đại không chỉ là các kệ chứa các gói hàng vật lý. Các nhà quản lý kho hàng ngày nay phải tính đến nhiều yếu tố khác, đặc biệt là việc tích hợp công nghệ vào hoạt động hàng ngày, ví dụ như sử dụng lao động không phải là con người. Đặc biệt, các tập đoàn lớn phải đổi mới để đáp ứng các nhu cầu hiện đại đồng thời duy trì hiệu quả chi phí. Năm 2017 sẽ tiếp tục chứng kiến việc cải thiện công nghệ cũ và phát minh ra công nghệ mới để tận dụng tối đa kho hàng.
Đăng ký để trải nghiệm vRoute - Phần mềm Tối ưu hóa Lộ trình
---
Tài liệu tham khảo:
[1] https://www.lokad.com/abc-analysis-(inventory)-definition
[2] http://www.digitalistmag.com/lob/supply-chain/2014/12/29/warehouse-management-10-tips-smooth-operations-2015-01955276
[3] http://www.data-profits.com/resources/blog/differences-between-demand-forecasting-and-sales-forecasting-for-inventory-replenishment/
[4] https://www.contalog.com/blog/how-to-improve-warehouse-inventory/
5 Cách Mạnh Mẽ Để Quản Lý Kho Hiệu Quả Hơn Năm 2017