.png){kind=small}
Hệ thống quản lý vận tải là môt trong 5 phần mềm cần thiết đối với mọi nhà quản lý chuỗi cung ứng. Sau khi bạn lựa chọn được hệ thống quản lý vận tải, việc cài đặt, đào tạo, báo cáo, thông báo có thể đẩy chi phi lên cao hơn 25 – 30% so với mức ước tính ban đầu. Bạn cũng cần chú ý đến chi phí vận hành hệ thống quản lý vận tải trong thời gian dài. Liệu nó có bao gồm khoản chi nào cho hỗ trợ kĩ thuật, cập nhật hệ thống và nâng cấp phần mềm hay không? Theo thời gian, chi phí để vận hành một hệ thống vận tải có thể vượt quá giá mua ban đầu. Giá thực của một hệ thống quản lý vận tải có thể được cấu thành từ 5 thành phần sau mà bạn nên cẩn trọng khi đàm phán và trước khi quyết định lựa chọn.
1. Chi phí cài đặt
Trước hết bạn cần làm rõ phần mềm quản lý vận tải có được cài đặt miễn phí hay không. Cài đặt là bước cơ bản đầu tiên và mở đường cho việc làm quen và sử dụng từ đó về sau. Như thường lệ, nhà cung cấp có thể không đánh phí ở bước này mà thay vào đó, cài đặt được tiến hành nhanh chóng và đơn giản. Người dùng có cơ hội tự mình khám phá giải pháp. Cần phải lưu ý rằng bạn cần hỏi rõ nhà cung cấp hệ thống quản lý vận tải về chi phí của bước thiết lập. Để thu hút khách hàng và mang đến dịch vụ tốt hơn, các nhà cung cấp phần mềm quản lý vận tải có thể mời bạn dùng thử một tháng miễn phí bao gồm cài đặt, hỗ trợ và đào tạo.
2. Chi phí bảo dưỡng và hỗ trợ
Điều thứ hai bạn cần cân nhắc là phí hỗ trợ và bảo dưỡng. Có thể không được Nhà cung cấp hệ thống quản lý vận tải đề cập ngay từ đầu, nhưng đây là phần tiêu tốn của bạn rất nhiều trong tương lai dù bắt đầu với một con số tưởng chừng là nhỏ trong hiện tại.
Ở một số khía cạnh, những chi phí này giống như học phí để nhận được sự đào tạo, hỗ trợ và câu trả lời cho những câu hỏi quan trọng liên quan đến khả năng tiếp cận phần mềm. Trong một số trường hợp, những chi phí này đã được bao gồm trong hợp đồng như một cách thúc đẩy, duy trì sự hợp tác lâu dài.
3. Chi phí và thời gian đào tạo
Chi phí thực của phần mềm quản lý vận tải có thể ẩn chứa trong chi phí và thời gian đào tạo. Khoản chi này còn phụ thuộc vào số người sử dụng, độ phức tạp của phần mềm,... Khi tích hợp phần mềm quản lý vận tải vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, bạn và nhân viên của mình sẽ trải qua quá trình từ làm quen đến sử dụng thành thạo. Không thể phủ nhận rằng giai đoạn này chiếm của bạn và nhà cung cấp TMS khá nhiều thời gian và công sức. Càng nhiều người sử dụng, càng phức tạp, càng tốn nhiều thời gian, chi phí càng cao.
Bởi vậy, để làm mọi thứ dễ dàng hơn, điều quan trọng là bạn phải chọn được một phần mềm dễ sử dụng cũng như là có một thỏa thuận chi tiết với bên nhà cung cấp về vấn đề này trước khi sử dụng phần mềm.
4. Chi phí phần cứng
Một yếu tố nữa của các ẩn phí liên quan đến các thông số kĩ thuật của phần cứng. Ví dụ, một số phần mềm quản lý vận tải chỉ hỗ trợ hệ điều hành iOS hoặc chỉ chạy được trên một số phiên bản Windows hay Android, hoặc yêu cầu cài đặt thiết bị phần cứng đặc trưng. Bạn cần phải tải các ứng dụng với một số giao diện lập trình ứng dụng (API) tùy vào mục đích cụ thể như là thiết bị dẫn (driver) cho các phần cứng.
Bởi vì một số phần mềm hệ thống quản lý vận tải yêu cầu một nền tảng phần cứng tương thích, công ty của bạn có thể phải cập nhật bộ xử lý trung tâm (core processor) hoặc thay thế, điều này có thể làm tăng chi phí lên nhiều. Nếu bạn không cập nhật mà sử dụng phần cứng sẵn có, sự không tương thích có thể gây ra sai lệch. Để giảm thiểu rủi ro này, một phần mềm quản lý vận tải tốt có thể chạy tốt ở cả những chiếc máy tính cá nhân hoặc trang web cơ bản nhất cùng nhiều thiết bị điện thoại khác nhau.
5. Chi phí giải quyết tranh chấp
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn cần cẩn thận với những chi phí phát sinh ngoài hợp đồng. Bởi vậy, hợp đồng nên rõ ràng, chi tiết, cân nhắc đến kích cỡ đội xe, số lượng người dùng, chi phí mỗi tháng,… Sẽ tốt hơn nếu các bên có thể dự đoán các vấn đề có thể xảy ra và đàm phán các điều khoản hợp đồng cũng như là hướng giải quyết. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, cả hai bên có thể giải quyết theo hợp đồng, điều này giúp tiết kiệm chi phí hòa giải và ra tòa.
Không chỉ tối ưu hóa vận hành, một hệ thống quản lý vận tải còn giúp cho công ty giám sát hàng hóa hiệu quả, chỉ dẫn cho tài xế, lên lịch trình vận chuyển và cải thiện dịch vụ, đem đến cho bạn 4 lợi ích vô cùng giá trị. Vì một phần mềm quản lý vận tải giống như một bộ xử lý trung tâm chi phối toàn bộ hoạt động vận tải của doanh nghiệp nên việc thay thế nó không hề dễ dàng.
Nếu bạn chọn một phần mềm quản lý vận tải không tương thích (không phù hợp với mục đích sử dụng của mình), bạn có thể phải hứng chịu thiệt hại trên nhiều phương diện cho việc gỡ cài đặt và thay thế, chưa kể đến các nguồn lực và thời gian bị lãng phí. Bởi vậy, việc lựa chọn một giải pháp hệ thống quản lý vận tải phù hợp và quan trọng hơn, một nhà cung cấp đáng tin cậy là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
Phát triển phần mềm quản lý vận tải luôn là thế mạnh của Abivin vRoute. Phiên bản mới nhất (2018) được trang bị thêm những tính năng mới giúp dễ dàng điều hướng xe tải, xe máy, tạo ra nhiều lộ trình và lịch trình vận tải trong cùng một thời điểm.
Abivin vRoute là phần mềm duy nhất bao gồm cả chức năng Tối ưu hóa quãng đường tích hợp sức mạnh trí tuệ nhân tạo (AI), nhờ đó xử lý hiệu quả bài toán hoạch định tuyến đường (VRP). Với Abivin, các chi phí thiết lập, bảo trì và hỗ trợ được đưa ra ngay từ đầu để đảm bảo sự minh bạch. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng bạn nhận được những giá trị tuyệt vời, xứng đáng với khoản tiền mà bạn đầu tư vào hệ thống quản lý vận tải. Đội ngũ Abivin luôn đồng hành với doanh nghiệp của bạn và sẵn sàng hỗ trợ những yêu cầu của bạn.
Tài liệu tham khảo
http://info.plslogistics.com/blog/6-quick-questions-to-ask-before-buying-a-tms
http://dreamorbit.com/5-important-questions-to-ask-from-your-tms-solution-provider/