.png){kind=small}
Chúng ta đã đi qua hai bài viết về Tầm quan trọng của Tài chính và Quan hệ khách hàng trong Quản trị doanh nghiệp. Hy vọng các bài viết đã giúp bạn tưởng tượng được phần nào mà quản trị có mặt trong bức tranh toàn doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày tầm quan trọng của quy trình nội bộ trong quản trị doanh nghiệp và cung cấp một số ví dụ thực tế để giúp người đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Quy trình nội bộ là gì?
Quy trình nội bộ là tập hợp các quy định, quy trình và chính sách được thiết lập bởi doanh nghiệp để quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. Nó bao gồm các quy trình, chính sách và quy định liên quan đến các hoạt động như quản lý nhân sự, tài chính, kế toán, tiếp thị, bảo vệ thông tin, an ninh và sức khỏe và an toàn nơi làm việc.
2. Tầm quan trọng của quy trình nội bộ trong quản trị doanh nghiệp
Tạo sự đồng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp
Quy trình nội bộ giúp đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp. Nhân viên được đào tạo để tuân thủ các quy trình nội bộ, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được thực hiện đúng cách và theo một tiêu chuẩn chung. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động theo các quy định pháp luật và chuẩn mực đạo đức.
Giảm chi phí và tăng hiệu quả
Quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tăng hiệu quả bằng cách giúp cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Nó giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách tối ưu nhất, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Nó cũng giúp giảm thiểu sai sót, tránh lãng phí tài nguyên và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Tập đoàn Toyota có một quy trình nội bộ chi tiết về quản lý chất lượng, với mục tiêu đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất đáp ứng tiêu chuẩn cao nhất. Quy trình này giúp Toyota giảm thiểu sai sót và chi phí sản xuất, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu quả sản xuất.
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện
Quy trình nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện cho nhân viên. Nó đảm bảo rằng mọi người đều biết mình đang làm gì và có thể làm việc một cách hiệu quả và tự tin. Điều này giúp tăng năng suất, động lực làm việc và sự hài lòng của nhân viên, và giúp cho doanh nghiệp có được đội ngũ nhân viên chất lượng cao.
Ví dụ: Tập đoàn Google có một quy trình nội bộ chi tiết về quản lý nhân sự, với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và độc đáo. Quy trình này giúp tăng cường sự hài lòng của nhân viên và tạo ra một văn hóa công ty đặc biệt, giúp Google trở thành một trong những công ty tuyển dụng tốt nhất thế giới.
3. Các bước xây dựng và triển khai Quy trình nội bộ trong doanh nghiệp
Để xây dựng và triển khai một quy trình nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Xác định mục tiêu và phạm vi của quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi của quy trình nội bộ. Mục tiêu và phạm vi này cần được đưa ra một cách rõ ràng và cụ thể để giúp cho việc xây dựng quy trình nội bộ được thực hiện theo đúng mục đích và có thể đánh giá được hiệu quả sau khi triển khai.
Thiết lập và tổ chức nhóm dự án: Doanh nghiệp cần tạo ra một nhóm dự án chuyên trách việc triển khai và quản lý quy trình nội bộ. Nhóm dự án cần bao gồm các thành viên đại diện cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, đảm bảo tính đại diện và sự đồng thuận của toàn bộ doanh nghiệp.
Thu thập thông tin và phân tích quy trình hoạt động hiện tại: Doanh nghiệp cần thu thập thông tin về các quy trình hoạt động hiện tại của mình để phân tích, đánh giá và tìm ra các vấn đề và điểm mạnh của quy trình. Việc này cần được thực hiện bằng cách tiến hành cuộc khảo sát và phỏng vấn các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp.
Thiết kế và xây dựng quy trình nội bộ mới: Dựa trên kết quả phân tích và đánh giá quy trình hoạt động hiện tại, doanh nghiệp cần thiết kế và xây dựng một quy trình nội bộ mới. Quy trình này cần được thiết kế sao cho phù hợp với mục tiêu và phạm vi của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn của chất lượng.
Triển khai quy trình nội bộ mới: Sau khi hoàn thành việc thiết kế và xây dựng quy trình nội bộ mới, doanh nghiệp cần triển khai quy trình này. Việc triển khai quy trình nội bộ mới cần được thực hiện một cách cẩn thận và đảm bảo tính đồng bộ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động đào tạo và huấn luyện để đảm bảo nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình nội bộ mới.
Đánh giá và cải tiến quy trình nội bộ: Sau khi triển khai quy trình nội bộ mới, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá và cải tiến quy trình này. Việc đánh giá và cải tiến quy trình nội bộ cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả và thích nghi với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Để dễ hiểu hơn, chúng ta thử lấy ví dụ thực tế của Amazon, công ty đã áp dụng cực kì thành công công nghệ vào quy trình quản lý sản phẩm của mình [1]
Theo quy trình này, các sản phẩm được bán trên Amazon phải đáp ứng một số tiêu chuẩn chất lượng, bao gồm kiểm tra độ an toàn, chức năng, cấu trúc, hình dáng, kích thước, và hướng dẫn sử dụng. Những sản phẩm không đạt được các tiêu chuẩn này sẽ không được phép bán trên Amazon.
Để đảm bảo quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm được thực hiện một cách đúng đắn và hiệu quả, Amazon đã triển khai một số giải pháp công nghệ thông minh, như trí tuệ nhân tạo và máy học, để phát hiện các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn trước khi chúng được bán trên Amazon. Ngoài ra, Amazon cũng có một đội ngũ giám sát chất lượng sản phẩm, đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng được tiêu chuẩn và các quy định liên quan đến bảo vệ người tiêu dùng.
Với quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm được triển khai một cách chặt chẽ và hiệu quả, Amazon đã đạt được sự tin tưởng của người tiêu dùng và tăng thêm uy tín cho thương hiệu của mình.
4. Những thách thức trong việc triển khai Quy trình nội bộ
Việc triển khai Quy trình nội bộ trong doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn, có thể kể đến như:
Những khó khăn trong việc định hướng, thiết kế, triển khai và giám sát quy trình nội bộ trong doanh nghiệp.
Những thách thức về nhân viên, về tình trạng quan hệ công việc và sự chấp hành quy trình trong doanh nghiệp.
Những thách thức về chi phí và thời gian đầu tư để triển khai và duy trì quy trình nội bộ trong doanh nghiệp.
Một ví dụ về việc áp dụng quy trình nội bộ thất bại là trường hợp của công ty Enron - một trong những vụ bê bối tài chính lớn nhất trong lịch sử kinh doanh. Enron từng được coi là một trong những công ty có Quy trình nội bộ tốt nhất trong lĩnh vực năng lượng, với các tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, việc áp dụng Quy trình nội bộ của Enron thất bại khi các quản lý cấp cao đã thực hiện một loạt các hành động lừa đảo và gian lận tài chính, dẫn đến sự sụp đổ của công ty. Vấn đề nằm ở việc Quy trình nội bộ của Enron không được thực hiện một cách trung thực và nghiêm ngặt, cũng như không có sự giám sát và kiểm tra định kỳ từ bên ngoài.
Vụ bê bối của Enron đã chỉ ra rằng việc triển khai Quy trình nội bộ không chỉ là vấn đề của các tiêu chuẩn và quy trình, mà còn phải có sự đảm bảo tính minh bạch, trung thực và nghiêm ngặt từ các nhân viên cấp cao và bên ngoài. Các nhân viên cần được đào tạo và tuyên truyền về tính quan trọng của việc thực hiện Quy trình nội bộ, cũng như cần phải có sự giám sát và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và đáng tin cậy của quy trình này.
5. Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày tầm quan trọng của quy trình nội bộ trong quản trị doanh nghiệp và cung cấp một số ví dụ thực tế để giúp người đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này. Nói chung, quy trình nội bộ là một công cụ quan trọng để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Nó giúp đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo cách tối ưu nhất và giúp tăng cường hiệu quả và động lực làm việc của nhân viên.
Tuy nhiên, để xây dựng một quy trình nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, nguồn lực và sự cam kết của toàn bộ nhân viên. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo và tinh thần hợp tác của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Nếu được thực hiện đúng cách, quy trình nội bộ sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được sự cân bằng giữa các chỉ số trọng yếu của mô hình Balance Scorecard, giúp doanh nghiệp tiếp tục phát triển và nâng cao sự cạnh tranh trong thị trường.
https://aws.amazon.com/blogs/industries/improve-overall-quality-control-in-manufacturing-using-ml-at-edge-and-central-dashboards-at-scale/