Bằng Chứng Giao Hàng Điện Tử (ePOD) Là Gì?

Bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng. Đây là tài liệu được các tài xế sử dụng để gửi về phòng vận hành, chứng minh rằng họ đã hoàn thành nhiệm vụ giao hàng thành công. Khác với các tài liệu truyền thống, ePOD được tạo ra bằng các thiết bị như điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về các loại ePOD và cách thức hoạt động của chúng!

1. Giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD) là gì?

Giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD) là phiên bản số của phiếu giao hàng (một tài liệu được sử dụng để xác nhận giao hàng đã hoàn thành và trong một số trường hợp cũng cho phép thanh toán). Với hệ thống quản lý vận tải (TMS),  ePOD sẽ cho phép nhân viên hiện trường thu thập dữ liệu và xác nhận thành công hoặc thất bại cho nhiệm vụ của họ.

Truyền thống, giấy xác nhận giao hàng là một tài liệu giấy (chẳng hạn như đơn đặt hàng, phiếu giao hàng hoặc sổ tay) mà khách hàng phải ký để xác nhận nhận hàng và trong một số trường hợp, phát hành hóa đơn.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện của ePOD, toàn bộ quá trình này đã được số hóa. Bây giờ, giấy xác nhận giao hàng điện tử sẽ hoàn toàn thay thế giấy tờ truyền thống, tiết kiệm thời gian và giúp cải thiện sự linh hoạt trong vận hành của nhân viên. Hơn nữa, thay đổi này cũng cung cấp cho nhân viên văn phòng của công ty tình trạng cập nhật giao hàng và kiểm soát tốt hơn các hoạt động giao hàng. Phần mềm ePOD cũng giúp tối ưu hóa lượng dữ liệu mà doanh nghiệp có thể thu thập từ khách hàng của họ ngoài tên và chữ ký. Các công ty có thể tận dụng thông tin bổ sung này để cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn trong khi giảm chi phí hoạt động.

Dưới đây là những lợi ích của việc triển khai phần mềm chứng từ giao hàng điện tử trong ngành giao hàng, chứng minh rằng nhiều công ty từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau đã và đang tích cực áp dụng phần mềm này, đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch.

2. ePOD hoạt động như thế nào?

Giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD), được sử dụng bởi cả người điều phối tại văn phòng và người giao hàng, thường có hai phần chính:

• Hệ thống Mobile App thu thập các loại dữ liệu khác nhau;

• Hệ thống Web App quản lý, thêm, sửa đổi và giám sát dữ liệu từ văn phòng.

Quy trình trên cho phép người lái xe và người điều phối thu thập bằng chứng giao hàng tại mỗi địa điểm giao hàng trong suốt hành trình giao hàng hàng ngày của họ. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể truy cập thông tin về khách hàng để cung cấp dịch vụ vận chuyển tốt hơn.

Hầu hết các phần mềm ePOD hiện đại (độc lập hoặc là một phần của giải pháp tổng thể) chạy trên các hệ điều hành iOS và Android, giúp các doanh nghiệp dễ dàng chọn thiết bị phù hợp cho yêu cầu vận hành hoặc tích hợp của họ.

Ngoài việc thu thập chữ ký số, mã vạch, mã QR hoặc các loại xác minh khác, giải pháp bằng chứng giao hàng điện tử còn có thể ghi lại thời gian và vị trí địa lý của từng nhiệm vụ trong một giao dịch duy nhất. Trong một số trường hợp, ảnh chụp cũng được bao gồm. Tất cả dữ liệu sau đó sẽ được chuyển về hệ thống ứng dụng Web của người điều phối.

Việc cung cấp quyền truy cập cho nhân viên văn phòng sẽ tăng cường tính minh bạch của toàn bộ quá trình giao hàng. Nó cho phép các bộ phận quan trọng giám sát hoạt động trực tiếp, theo dõi thông tin chuyến đi và đưa ra quyết định nhanh chóng theo thời gian thực. Tầm nhìn cao hơn cũng cải thiện hiệu quả và độ chính xác ở mọi giai đoạn của quá trình giao hàng mà không phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm ePOD sẽ giúp khách hàng nhận được thông tin chính xác hơn về giao hàng của họ, chẳng hạn như trạng thái đơn hàng hoặc thời gian dự kiến đến (ETA), nhằm nâng cao trải nghiệm của họ.

3. Các loại dữ liệu phổ biến của giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD)

Ngoài chữ ký số thông thường, phần mềm hiện đại và tiên tiến nhất còn hỗ trợ các loại giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD) khác, bao gồm:

• Ảnh chụp;

• Mã vạch;

• Mã QR;

• Trường thông tin chữ và số.

Ngay khi người giao hàng mở ứng dụng trên thiết bị của họ để xác minh giao hàng, ứng dụng sẽ tự động thu thập các dữ liệu liên quan khác, chẳng hạn như:

• Thông tin người lái xe;

• Thông tin phương tiện;

• Vị trí địa lý;

• Dấu thời gian (thời điểm giao hàng);

Sau khi dữ liệu được thu thập, nó sẽ được truyền ngay lập tức đến hệ thống Web App để nhân viên văn phòng phân tích và cung cấp hỗ trợ kịp thời.

4. Lợi ích của giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD)

Đơn giản hóa quy trình

Loại bỏ giấy tờ khỏi quy trình xác nhận giao hàng có lẽ là lợi ích lớn nhất mà phần mềm ePOD mang lại cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Thu thập dữ liệu thủ công là một quá trình tốn thời gian do khoảng cách dài giữa các giai đoạn thu thập và xử lý thông tin. Hơn nữa, tài liệu cũng mang nhiều rủi ro như dễ bị hỏng, mất hoặc hủy hoại.

 Ngược lại, chứng từ giao hàng điện tử có nhiều ưu điểm nổi bật. Phần mềm ePOD di động cho phép các nhà vận chuyển thu thập dữ liệu từ hiện trường chỉ bằng cách lướt màn hình, giảm gánh nặng về thời gian và công sức so với việc điền biểu mẫu thủ công. data ​

​

Linh hoạt trong hỗ trợ khách hàng

Một số tính năng tích hợp với phần mềm ePOD cho phép doanh nghiệp cập nhật tiến độ giao hàng cho khách hàng một cách chính xác. Bao gồm:

• Thông báo và cảnh báo giúp khách hàng sắp xếp thời gian của họ xung quanh thời gian dự kiến (ETA).
• Theo dõi giao hàng theo thời gian thực giữ cho người điều phối và khách hàng cập nhật trạng thái và vị trí của đơn hàng.
• Thông tin giao hàng giúp người điều phối xác nhận nhận hàng và nhận các yêu cầu đặc biệt cho việc trả hàng của khách hàng.

Cải thiện chất lượng dịch vụ

Sử dụng chứng từ giao hàng điện tử (ePOD) để xác nhận đơn hàng sẽ làm cho quy trình nhanh hơn, đơn giản hơn và trên hết là hiệu quả hơn so với giấy truyền thống. Đối với doanh nghiệp, tất cả thông tin liên quan đến giao hàng và người nhận sẽ rõ ràng chỉ bằng một lần vuốt, giúp tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng.

Tăng độ chính xác của bằng chứng giao hàng

Giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD) cung cấp nhiều tùy chọn cho việc thu thập dữ liệu để doanh nghiệp có thể xây dựng và tạo ra các biểu mẫu điện tử của riêng mình. Với thời gian và hình ảnh được cập nhật theo thời gian thực, người điều phối có được cái nhìn sâu sắc về hiện trường, giúp dễ dàng và nhanh chóng phản hồi các yêu cầu và tình huống đặc biệt trong quá trình giao hàng​

Cung cấp quyền kiểm soát theo thời gian thực

Khả năng truyền dữ liệu từ hiện trường đến trung tâm điều phối của ePOD cho phép các nhà quản lý cập nhật thông tin mới nhất về đơn hàng, trạng thái giao hàng và nhiều thứ khác.

Do đó, họ có thể kịp thời phản ứng với bất kỳ tình huống bất thường nào để đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

5. Giấy xác nhận giao hàng điện tử (ePOD) trong thực tiễn

Nhiều nhà phân phối và nhà vận chuyển như Kospa, DHL, hay Habeco đã áp dụng Chứng từ Giao hàng Điện tử vào công việc hàng ngày của họ.

Phân phối và vận chuyển hàng hóa của các doanh nghiệp trên đã được cải thiện đáng kể sau khi sử dụng ePOD. Cụ thể, khả năng gửi, nhận và truy cập dữ liệu ngay lập tức sẽ tăng năng suất lao động.​​

Ngoài ra, người lái xe cũng có thể tối ưu hóa năng suất giao hàng vì người điều phối có thể thay đổi lịch trình và xây dựng lại kế hoạch giao hàng cho các đơn hàng phát sinh trong ngày. Loại bỏ nhập liệu thủ công cũng giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực để sử dụng họ vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Điều tuyệt vời nhất là các doanh nghiệp có thể sử dụng lượng dữ liệu khổng lồ thu thập được để tối ưu hóa hiệu suất ở mọi giai đoạn của quy trình giao hàng. Các điều phối viên cũng có thể phân tích các chỉ số KPI cần thiết để đánh giá hiệu suất của đội xe và đề xuất các giải pháp cải thiện, giúp tăng hiệu quả cho toàn hệ thống.

Nhìn chung, các doanh nghiệp sử dụng bằng chứng giao hàng điện tử (ePOD) đã đưa ra phản hồi rất tích cực về hiệu quả của phần mềm này đối với hoạt động kinh doanh của họ.