.png){kind=small}
Mọi công ty thường phải đối mặt với rất nhiều thách thức khi triển khai hệ thống phần mềm mới. Cho dù là một công ty lớn hay nhỏ, bạn đều có khả năng gặp phải những vấn đề này khi áp dụng phần mềm mới vào quy trình làm việc.
Trong thời đại 4.0, có rất nhiều doanh nghiệp quyết định chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý để hoạt động hiệu quả hơn. Bên cạnh những lợi ích hệ thống đem lại, có thể chắc chắn một điều rằng các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những thách thức trong quá trình sử dụng. Dưới đây là 5 khó khăn phổ biến nhất mà đa số các công ty sẽ gặp phải.
1. Phân loại dữ liệu
Đây là vấn đề dễ nhận thấy nhất đối với các công ty, đặc biệt với những công ty đang sử dụng phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống. Ở các công ty này, mọi dữ liệu và thông tin được lưu thủ công trên giấy tờ, khiến quá trình nhập liệu khó khăn hơn và tốn rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, nhân viên thường được yêu cầu phải đảm bảo chất lượng dữ liệu đầu vào, vì từng hệ thống sẽ yêu cầu định dạng dữ liệu đặc thù như số liệu hoặc hình ảnh, bảng biểu. Dữ liệu theo đó cần được phân loại cẩn thận và kỹ lưỡng.
Trong một bài viết trước đây, chúng tôi có đề cập đến khái niệm “Vào sao, Ra vậy” - một thuật ngữ ám chỉ "Đầu vào là rác, thì đầu ra cũng là rác". Vì dữ liệu đầu vào sẽ quyết định chất lượng đầu ra của thông tin nên những dữ liệu này cần được phân tích và sàng lọc một cách kỹ lưỡng. Cơ sở dữ liệu tốt là khi các thông tin có tính nhất quán, rõ ràng và đã được kiểm chứng. Kết quả là dữ liệu đầu vào sẽ chính xác và từ đó dữ liệu đầu ra cũng vậy.
Đối với phần mềm TMS (Phần mềm Quản lý Vận tải), dữ liệu đầu vào được yêu cầu rất khắt khe và chi tiết. Trong nhiều trường hợp, công ty có thể cân nhắc việc mời chuyên gia phân tích chuyên nghiệp để đảm bảo đầu vào thông tin, ngăn ngừa việc nhập dữ liệu xấu và cũng giúp giảm gánh nặng cho những nhân viên khác.
2. Chuyển giao hệ thống trong khi vẫn duy trì công việc hàng ngày
Song song với quá trình chuyển giao, công ty vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc thường ngày. Bên cạnh việc phân loại một lượng lớn dữ liệu và làm quen với hệ thống mới, nhân viên vẫn phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao hàng ngày. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy chán nản và căng thẳng, đặc biệt nếu như quá trình chuyển giao diễn ra trong nhiều tháng. Nghiên cứu từ Panorama Consulting Solutions vào năm 2011 đã chỉ ra rằng, hơn 35% quá trình chuyển đổi hệ thống ERP thường diễn ra lâu hơn so với thời gian dự kiến. Hậu quả là hiệu suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến sự giảm sút năng suất lao động tổng thể của cả công ty.
3. Thiếu kỹ năng thực hành
Dù có nhận được sự trợ giúp từ đội kỹ thuật hay không thì nhân viên vẫn cần thời gian làm quen với hệ thống mới để vận hành một cách hiệu quả. Nhìn chung, việc áp dụng hệ thống phần mềm mới đòi hỏi một phương pháp đào tạo chi tiết và toàn diện - đây chính là ưu tiên hàng đầu của công ty. Nhân viên sẽ cần rất nhiều thời gian để luyện tập và thích ứng với hệ thống mới. Công ty cũng cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý và chuẩn bị các tài liệu cho việc đào tạo diễn ra nhanh chóng và đạt kết quả.
Hiện nay, Việt Nam vẫn trong tình trạng thiếu hụt lao động trình độ cao. Báo cáo từ VLA (Hiệp hội Logistics Việt Nam) cho biết chỉ có gần 20% lao động đạt tới trình độ yêu cầu và hơn 30% các công ty logistics ở Việt Nam phải đào tạo lại nhân viên của mình để họ có khả năng vận hành hệ thống hiệu quả.
4. Thiếu sự hỗ trợ sau triển khai
Trong quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm, công ty cần xem xét chế độ hỗ trợ sau quá trình triển khai. Ngay cả với một quá trình chuyển đổi hệ thống thành công, các phần mềm doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình vận hành. Đặc biệt trong việc áp dụng hệ thống công nghệ mới, công ty có khả năng gặp những lỗi như sập hệ thống, lỗi cập nhật, phản hồi sai, mất an toàn thông tin,… điều này dẫn đến sự trì trệ trong công việc và tạo căng thẳng cho nhân viên. Trong các trường hợp như vậy, việc có một chuyên viên chăm sóc khách hàng là cần thiết để kịp thời khắc phục lỗi trong thời gian ngắn nhất.
Đối tác cung cấp phần mềm với chế độ chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp đỡ công ty rất nhiều. Chính vì vậy, các công ty cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nào sẵn sàng hỗ trợ ngay cả sau giai đoạn chuyển giao., có chế độ chăm sóc khách hàng 24/7, có chương trình đào tạo phù hợp,… trước khi đi đến thỏa thuận của hợp đồng.
5. Chi phí phát sinh
Mặc dù mục đích của các công ty khi triển khai hệ thống phần mềm quản lý mới là cắt giảm chi phí và tinh gọn bộ máy quản lý, tuy nhiên việc triển khai này còn có thể kéo theo những chi phí khác. Lấy TMS (Phần mềm Quản lý Vận tải) làm ví dụ, khi phần mềm này được triển khai, một số chi phí khác như phí lắp đặt, phí đào tạo và trang thiết bị có thể đẩy chi phí dự tính tăng thêm 25-30%. Thêm vào đó nhà quản lý cần cân nhắc những chi phí phát sinh khi cập nhật, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống. Những chi phí này có thể khiến chi phí dự tính bị đẩy lên cao so với ban đầu.
Nhìn chung, nhà quản lý cần phải tính toán đầy đủ các chi phí phát sinh để nắm được chi phí thật sự của việc triển khai phần mềm trước khi chấp nhận các thỏa thuận của hợp đồng. Hợp đồng cần được thể hiện rõ ràng các khoản mục, đề cập đầy đủ về thời gian và các chi phí liên quan. Sẽ tốt hơn nếu như cả hai bên có thể nhìn thấy trước các vấn đề và quy định rõ ràng trong hợp đồng để tránh hiểu lầm sau này. Nhà quản lý từ đó có thể dễ dàng xây dựng lộ trình phù hợp để tổ chức các buổi đào tạo, phân bổ công việc một cách phù hợp.
Mặc dù có nhiều thách thức trong quá trình triển khai, việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ chắc chắn giúp công ty giảm chi phí vận hành, đơn giản hóa hệ thống quản lý và tăng hiệu quả công việc.
Là một nhà cung cấp phần mềm, Abivin hoàn toàn nhận thức được những thách thức mà khách hàng gặp phải khi triển khai một hệ thống mới. Chúng tôi đảm bảo có thể hỗ trợ đầy đủ trước, trong và sau giai đoạn thực hiện để các công ty dễ dàng hơn trong việc vận hành một phần mềm quản lý mới.
Liên hệ ngay với chúng tôi để dùng thử Abivin vRoute - Nền tảng Tối ưu Logistics ứng dụng Trí tuệ Nhân tạo!
Tài liệu tham khảo
1.https://teamsoftware.com/wp-content/uploads/2015/11/Implementation_White_Paper.pdf
2.https://tech.co/news/3-common-issues-implementing-business-software-2015-08
3.https://cerasis.com/data-in-transportation/